Peperduurzaam

Vergadering, vergadering, vergadering. Veelal zijn we meer tijd kwijt aan het reizen dan aan het overleg. We kennen allemaal de beelden van het dichtslibbende snelwegennetwerk in Nederland. Elk jaar nemen de files toe en het ziet er voorlopig nog niet naar uit dat hier verandering in komt. Over 2007 berekende het CBS dat de gemiddelde bedrijfsauto op diesel  iets meer dan 31 duizend kilometer heeft gereden. Met 250 werkdagen is dat meer dan 125 kilometer op een dag. Sinds 2000 is het fileleed in Nederland met 56% toegenomen (sept. ’08). In totaal bedroeg de filezwaarte¹ over de eerste negen maanden 15,7 miljoen kilometerminuten.

 

Inmiddels is een groot aantal maatregelen getroffen om het autogebruik te verminderen door bijvoorbeeld het thuiswerken te bevorderen. Met de komst van bedrijfsnetwerken waar je van thuis uit op in kunt loggen zijn de mogelijkheden sterk verbeterd. En ook het openbaar vervoer wordt steeds meer gestimuleerd.

Er blijft echter nog veel te verbeteren. Te denken valt aan vergaderingen die nog de nodige reiskilometers vereisen. Veelal wordt er alleen gereisd en wordt na de vergadering weer naar het werk teruggereden alvorens men weer terug rijdt naar huis. En dat terwijl bijvoorbeeld het concept conference call al lang bestaat. Dit bespaart de reistijd en reiskosten. Hierdoor kan een vergadering sneller ingepland worden, wordt er minder CO₂ uitgestoten, kan de bedrijfsruimte effectiever ingezet worden, is er meer tijd over voor andere werkzaamheden en draagt het bij aan de tevredenheid van medewerkers.

Het concept conference call wordt echter nog maar weinig toegepast in de bouw en dat terwijl deze sector juist uitermate veel vergaderingen kent. De ontwikkelaar, aannemer, adviseur, installateur, constructeur, etc, ze spreken elkaar geregeld om de voortgang van een project te bespreken. En met de steeds grotere, integrale projecten is meer overleg tussen meer partijen nodig. Nodig tijd voor verandering! En dat is niet eens zo moeilijk. De technologie ligt er al jaren, maar wordt simpelweg niet toegepast.

Stel nu dat de gemiddelde vergadering zes deelnemers telt, waarvan de helft een uur moet rijden. Met een heen- en terugweg en een gemiddeld uurtarief van €100,- betekent dit alleen al een besparing van €600,-. Plus de kosten voor de vergaderzaal, betekent dit al een forse besparing op de directe kosten per vergadering.

Met name bij multinationals waar veel communicatie nodig is tussen de onderdelen in verschillende landen zijn innovatieve manieren toegepast om het heen-en-weer gereis te voorkomen. ING bijvoorbeeld heeft in haar hoofdkantoor verscheidene kamers ingericht afhankelijk van het continent en het kantoor waarmee een conference call plaatsvindt, om het gevoel te creëren dat men in dezelfde ruimte zit. Als dit al mogelijk is voor internationale communicatie, waarom dan niet nationaal.

Dit is wel een voorbeeld een hoogwaardige toepassing, het opvallende is echter dat bouwbedrijven aan de andere kant van het spectrum zitten. Voor elk overleg wordt stad en land afgereisd en biedt dit dus juist ruimte voor conference calling.  Conference calling kan via de standaard telefoon (audio conferencing) of via een webcam of videokamer (videoconferencing).  Voor audioconferencing is de apparatuur dus al aanwezig en kan direct worden toegepast.

Het ‘ file-rijden’  kent zijn hoogtij dagen. De efficiëntie gaat omlaag, er worden tonnen CO₂ uitgestoten en de verloren tijd die men in de auto zit, wordt wonderbaarlijk vaak gebruikt om te bellen met collega’s. Waarom dan niet even bellen van kantoor…?

 
¹Filezwaarte:
Om files van verschillende lengte en duur vergelijkbaar te maken, is het begrip filezwaarte geïntroduceerd. De filezwaarte is gelijk aan de gemiddelde filelengte x de duur van de file. De filezwaarte wordt uitgedrukt in kilometerminuten. Een file van 10 kilometer gedurende een uur en twee files van 5 kilometer gedurende een uur leveren beide een filezwaarte van 600 kilometerminuten.

Twitter dit bericht!